A escrituração de documentos fiscais faz parte das tarefas das empresas que prestam serviços e/ou compram e vendem produtos. Esta escrituração deve conter os documentos com os produtos e as pessoas envolvidas nas operações de entrada e saída. Estas pessoas podem ser físicas ou jurídicas, nas figuras dos clientes e fornecedores.
Essa escrituração, hoje em dia, é feita pelo SINTEGRA e/ou pelo SPED e deve ser feita mensalmente, assim como o Livro Registro de Entradas e o Livro Registro de Saídas. Estes arquivos são obrigatórios para todas as empresas comerciais, para que prestem conta de suas atividades às autoridades do fisco.
O que é SINTEGRA?
O Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços ou apenas SINTEGRA, como é mais conhecido, é um conjunto de procedimentos administrativos e de sistemas computacionais de apoio adotado simultaneamente pelas Administrações Tributárias das diversas Unidades da Federação. De acordo com o site oficial, do lado dos contribuintes, o propósito é o de simplificar e homogeneizar as obrigações de fornecimento de informações relativas às operações de compra, venda e prestação de serviços. Do lado dos fiscos estaduais, o objetivo é o de propiciar maior agilidade e confiabilidade ao tratamento das informações recebidas dos contribuintes e à troca de dados entre as diversas UF’s.
São obrigados a utilizar e repassar dados ao SINTEGRA “todos os contribuintes de ICMS que emitem documentos fiscais e/ou que escrituram livros fiscais através de sistema eletrônico de processamento de dados, ainda que através de terceiros (escritório de contabilidade, CPD externo, entre outros)”.
Encerrado cada mês de exercício, o contribuinte gera um arquivo de texto no formato TXT contendo dados da empresa e produtos que entraram ou saíram no período, relacionados aos fornecedores ou clientes envolvidos na operação.
O arquivo obedece a um layout pré-estabelecido que deve ser validado posteriormente à sua geração pelo VALIDADOR SINTEGRA , que atualmente se encontra na versão 5.4.0 lançada no ano corrente.
O que é SPED?
O Sistema Público de Escrituração Digital, popularmente conhecido como SPED, faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e “constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes”, de acordo com informações oficiais.
O SPED segue a mesma lógica do SINTEGRA: é gerado um arquivo de texto no formato TXT com informações referentes à movimentação de produtos e serviços, sejam entradas ou saídas, juntamente às informações das partes envolvidas nessas operações (clientes e fornecedores). O arquivo gerado é referente ao período de um mês completo e tem um software validador fornecido pela receita federal.
O arquivo do SPED também segue um layout pré-estabelecido como o do SINTEGRA, porém este arquivo possui mais informações que o primeiro. Logo, são arquivos com tamanhos diferentes.
De forma resumida, o SPED é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.
Cabe ressaltar que o SPED, ao contrário do SINTEGRA, possui variações. Ao passo que o SINTEGRA gera um único arquivo, as empresas que geram SPED podem gerar apenas um arquivo ou mais de um, que seriam:
- SPED Contábil (ECD): substitui os Livros Diário, Razão e/ou Balancete Diário. Todas as empresas são obrigadas a gerar, exceto as optantes pelo Simples Nacional.
- SPED Fiscal (EFD): é o arquivo digital que informa todos os documentos fiscais do período em que são apurados o IPI e o ICMS. Representa a escrituração fiscal da empresa e deve ser apresentado conforme previsto na legislação. Empresas contribuintes do IPI e ICMS, exceto alíquotas dispensadas (que variam por Estado), devem apresentar o SPED Fiscal.
- SPED Contribuições: muito conhecido como SPED Pis/Cofins. O EFD Contribuições chegou para substituir o DACON, a declaração que demonstra os cálculos de PIS e COFINS, demonstrando o valor da Contribuição Previdenciária sobre a Receita. Neste caso, tanto as empresas tributadas com base no lucro real, quanto no lucro presumido, estão obrigadas.
Cada uma das variações do SPED possui um validador próprio, ou seja, não existe apenas um validador para todos os SPED’s.
É necessário ressaltar que para que a validação tanto do SINTEGRA quanto do SPED ocorra com sucesso, todas as informações devem estar lançadas corretamente no sistema que gera os arquivos. Assim sendo, cadastros da sua empresa, dos produtos, clientes e fornecedores devem estar o mais correto possível.
Mantenha sempre contato com sua contabilidade ao surgirem dúvidas sobre cadastro de produtos e serviços ou como lançar a entrada ou saída dos mesmos. E quanto à forma de entrar com essas informações no sistema, esteja sempre em contato com o suporte do software utilizado.
