Não é novidade alguma para os gestores de empresas a necessidade de ter informações sólidas, corretas e relevantes para nortear a tomada de decisões relativas à organização.
Ter meios de coletar dados e transformá-los nesse tipo de informação é um detalhe que faz toda a diferença para que a gestão da empresa seja feita da forma mais assertiva possível, minimizando a possibilidade de erros e má alocação de recursos.
Uma ferramenta muito útil para otimizar todo este processo é o Plano de Contas.
O que é o Plano de Contas?
O Plano de Contas é um instrumento de controle econômico e financeiro do patrimônio de uma empresa. É baseado nesse plano que se torna possível elaborar toda a sua contabilidade.
Plano de Contas nada mais é do que um agrupamento de contas, previamente estabelecido para embasar os trabalhos contábeis de registro das empresas, além de servir de parâmetro para a elaboração das demonstrações contábeis.
Geralmente é utilizado por gestores e contadores para fornecer informações gerenciais mais precisas e, a partir delas, melhores decisões.
O plano de contas é utilizado no lançamento de despesas e receitas de uma empresa. Portanto, se você pretende ter suas contas organizadas de uma forma simples você precisa saber a importância do Plano de Contas.
Sem dúvidas o Plano de Contas é essencial para a gestão de uma empresa, pois, ele trata da relação das contas que a empresa possui em seu fluxo financeiro.
A montagem de um Plano de Contas precisa ser personalizada por empresa, já que as pessoas que vão utilizar as informações podem precisar de detalhamentos específicos, que um modelo de Plano de Contas geral pode não atender.
Na contabilidade, o plano de contas é uma relação de códigos e/ou classificações usados para o registro das entradas e saídas financeiras de uma empresa. Ele não é, portanto, um relatório, mas sim a padronização das categorias que serão usadas para elaborá-los.
Não existe um modelo único de plano de contas. Seu formato deve ser adaptado às necessidades particulares da empresa, que deve escolher um nível de detalhamento que a ajude a ter um melhor controle de suas finanças.
Para que serve um Plano de contas
O principal objetivo de um plano de contas é estabelecer normas para registrar as operações da organização: entradas e saídas.
Com um Plano de Contas bem elaborado é possível verificar a origem e a aplicação dos recursos da empresa. Para montá-lo devem ser levados em conta três objetivos fundamentais:
- Atender às necessidades de informação da administração da empresa;
- Observar formato compatível com os princípios de contabilidade e com a norma legal de elaboração do balanço patrimonial e das demais demonstrações contábeis (Lei 6.404/76, a chamada "Lei das S/A”);
- Adaptar-se às exigências dos agentes externos, uma vez que os dados podem ser utilizados por outras pessoas e entidades.
Estrutura do Plano de Contas
Em linguagem contábil, o termo Conta significa a representação gráfica dos diversos componentes patrimoniais de uma organização, ou seja, seus bens, direitos, obrigações, receitas, custos e despesas, os quais são classificados em grupos de acordo com a sua natureza.
As contas são divididas em Contas Patrimoniais e Contas de Resultado:
As Contas Patrimoniais são as que representam os Bens, os Direitos, as Obrigações e o Patrimônio Líquido da organização. Estas contas compõem o Balanço Patrimonial das empresas. Para representar os bens e direitos temos o Ativo e para representar as obrigações, temos o Passivo.
As Contas de Resultado representam as Receitas, os Custos e as Despesas. A principal característica dessas contas é que, ao final de cada exercício (período de 12 meses), os saldos são transferidos e dão origem ao Resultado do Exercício, que nada mais é do que a apuração de lucro ou prejuízo em um dado período.
Na Estrutura do Plano as Contas são divididas em grupos e subgrupos, que são contas sintéticas, e as contas que representam os elementos patrimoniais, ou seja, contas analíticas.
Para organizar esta estrutura são utilizados números e níveis, distribuídos conforme o exemplo:
1 ATIVO
1.1 ATIVO CIRCULANTE
1.1.1 Caixa
1.1.1.01 Caixa Geral
1.1.2 Bancos Movimento
1.1.2.01 Banco Alfa
1.1.3 Contas a Receber
1.1.3.01 Clientes
1.1.3.02 Outras Contas a Receber
1.1.4 Estoques
1.1.4.01 Mercadorias
1.1.4.02 Produtos Acabados
1.1.4.03 Insumos
1.1.4.04 Outros
1.2 NÃO CIRCULANTE
1.2.1 Contas a Receber
1.2.1.01 Clientes
1.2.1.02 Outras Contas
1.2.2 INVESTIMENTOS
1.2.2.01 Participações Societárias
1.2.3 IMOBILIZADO
1.2.3.01 Terrenos
1.2.3.02 Construções e Benfeitorias
1.2.3.03 Máquinas e Ferramentas
1.2.3.04 Veículos
1.2.3.05 Móveis
1.2.3.98 (-) Depreciação Acumulada
1.2.3.99 (-) Amortização Acumulada
2 PASSIVO
2.1 CIRCULANTE
2.1.1 Impostos e Contribuições a Recolher
2.1.1.01 Simples a Recolher
2.1.1.02 INSS
2.1.1.03 FGTS
2.1.2 Contas a Pagar
2.1.2.01 Fornecedores
2.1.2.02 Outras Contas
2.1.3 Empréstimos Bancários
2.1.3.01 Banco A - Operação X
2.2 NÃO CIRCULANTE
2.2.1 Empréstimos Bancários
2.2.1.01 Banco A - Operação X
2.3 PATRIMÔNIO LÍQUIDO
2.3.1 Capital Social
2.3.1.01 Capital Social Subscrito
2.3.1.02 Capital Social a Realizar
2.3.2. Reservas
2.3.2.01 Reservas de Capital
2.3.2.02 Reservas de Lucros
2.3.3 Prejuízos Acumulados
2.3.3.01 Prejuízos Acumulados de Exercícios Anteriores
2.3.3.02 Prejuízos do Exercício Atual
3 CUSTOS E DESPESAS
3.1 CUSTOS DOS PRODUTOS VENDIDOS
3.1.1 Custos dos Materiais
3.1.1.01 Custos dos Materiais Aplicados
3.1.2 Custos da Mão-de-Obra
3.1.2.01 Salários
3.1.2.02 Encargos Sociais
3.2 CUSTO DAS MERCADORIAS VENDIDAS
3.2.1 Custo das Mercadorias
3.2.1.01 Custo das Mercadorias Vendidas
3.3 CUSTO DOS SERVIÇOS PRESTADOS
3.3.1 Custo dos Serviços
3.3.1.01 Materiais Aplicados
3.3.1.02 Mão-de-Obra
3.3.1.03 Encargos Sociais
3.4 DESPESAS OPERACIONAIS
3.4.1 Despesas Gerais
3.4.1.01 Mão-de-Obra
3.4.1.02 Encargos Sociais
3.4.1.03 Aluguéis
3.5 PERDAS DE CAPITAL
3.5.1 Baixa de Bens do Ativo Não Circulante
3.5.1.01 Custos de Alienação de Investimentos
3.5.1.02 Custos de Alienação do Imobilizado
4 RECEITAS
4.1 RECEITA LÍQUIDA
4.1.1 Receita Bruta de Vendas
4.1.1.01 De Mercadorias
4.1.1.02 De Produtos
4.1.1.03 De Serviços Prestados
4.1.2 Deduções da Receita Bruta
4.1.2.01 Devoluções
4.1.2.02 Serviços Cancelados
4.2 OUTRAS RECEITAS OPERACIONAIS
4.2.1 Vendas de Ativos Não Circulantes
4.2.1.01 Receitas de Alienação de Investimentos
4.2.1.02 Receitas de Alienação do Imobilizado
Além das contas aqui exemplificadas o plano de contas pode ter inúmeras outras, isso dependerá da necessidade de cada empresa.
Plano de contas Contábil, Gerencial e Referencial
Plano de Contas Contábil
É muito semelhante para todas as empresas, pois atendem às mesmas normas de escrituração. Pode variar de acordo com as particularidades de cada empresa.
A empresa deve manter o Plano de Contas Contábil com base na Lei 6.404/76 e nas Normas Brasileiras de Contabilidade.
As contas contábeis servirão como base para o Balanço Patrimonial, que é a demonstração contábil que apresenta de forma padronizada, a situação patrimonial da empresa.
Plano de Contas Gerencial
É uma versão mais simplificada para análise realizada pela gestão, feito de uma forma menos complexa cujo objetivo é facilitar o processo de decisão na empresa. Assim, ele foca mais no lado estratégico que no contábil.
Plano de Contas Referencial
É uma obrigação das empresas e serve como base para elaborar o Plano de Contas Contábil. Ele faz parte da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), que deve ser apresentada pelo SPED. Quem está livre desse compromisso são:
- as empresas optantes pelo Simples Nacional;
- os órgãos, as autarquias e as fundações públicas;
- as empresas inativas;
- as entidades isentas ou imunes.
O Plano de Contas é apenas uma das ferramentas que são utilizadas para se ter uma boa gestão financeira, não é a única. Pelo contrário, o Plano de Contas trabalha junto com outros processos que devem ser construídos para se ter uma gestão mais eficiente.
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O plano de contas é uma ferramenta extremamente importante para a Gestão Empresarial e Contábil.
Alocar as contas de forma correta possibilita aos gestores, contadores e demais usuários visualizarem a origem e o destino dos recursos da empresa.
Assim é possível tomar decisões mais assertivas visando aumentar as receitas e reduzir despesas supérfluas.
Sabemos a importâncias dos relatórios nos processos gerenciais, pois de nada adianta utilizar um excelente Sistema de Gestão e usar o achismo como norte na tomada de decisões.
Ter dados sólidos, atuais e confiáveis diminuem os riscos e aumentam as chances de bom gerenciamento.
Vale lembrar que o seu contador tem um papel fundamental no desenvolvimento do Plano de Contas, pois é ele que conhece a fundo o funcionamento financeiro e fiscal da sua empresa, além de ser um dos usuários que vai utilizar as informações.
Lembre-se de sempre estreitar o relacionamento com seu contador e seu sistema de gestão, pois a harmonia deste tripé (Gestores, Contabilidade e Sistema de Gestão) é fundamental para o sucesso da empresa.
Viu só como o plano de contas é fundamental para sua empresa?
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