Ter o fluxo de caixa perfeito é o sonho de todo o empreendedor de verdade, não é mesmo? Imagine só você conseguir ter em mãos a real situação de sua empresa, em poucos segundos!!! Isso é maravilhoso!!!
Pensando nisso dedicamos o artigo de hoje a esse assunto. Iremos lhe apresentar dicas infalíveis para alcançar a perfeição do fluxo de caixa empresarial. Então vamos ao que interessa. ;)
O objetivo de qualquer empresa é obter lucros, mas conseguir tal feito com pouca ou nenhuma informação em mãos torna-se impossível, e pior ainda pode induzir o empresário a embasar-se em informações incorretas. Esse fato é realidade em muitas empresas atualmente e é preocupante.
Tal situação acontece porque muitos empresários não procuram ter uma visão geral sobre a movimentação financeira de sua empresa, levando-os a decisões precipitadas e errôneas.
Assim, no dia a dia de qualquer empresa torna-se imprescindível a utilização de instrumentos para auxiliar na gestão financeira.
Contudo, ainda existem muitos empresários que dão atenção apenas para o capital que entra na empresa, não gerindo informações pertinentes as despesas. Isso leva-os, muitas vezes, a terem falsas ilusões sobre o real status financeiro que seu negócio se encontra.
Podemos assimilar tal ocorrido com uma viagem em que o condutor não detém conhecimento de quanto de combustível o veículo ainda dispõe e nem quanto está sendo necessário para o mesmo manter-se em movimento, havendo grande possibilidade do combustível acabar no meio do caminho e o condutor ficar a pé.
Mas claro que existem inúmeras ferramentas para auxiliar administradores nesta tarefa. Entre elas está uma que é muito poderosa, o fluxo de caixa.
Por isso escolhemos esse assunto e ao longo deste artigo você entenderá o que é essa ferramenta e o que é necessário para usá-la da melhor forma em sua empresa e assim contribuir para a boa gestão do seu negócio.
O que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é uma ferramenta amplamente utilizada no ambiente empresarial, tendo como principal finalidade a organização de transações financeiras.
Ela possibilita, de forma simples, que o gestor tenha informações referentes as movimentações financeiras de entradas e saídas, e assim apurar o saldo financeiro da empresa.
Sua utilização e implementação ocorre de forma muito simples, podendo ser aplicadas através de diversos meios, sendo por anotações ou tabelas, ou melhor ainda por um instrumento digital, como uma planilha ou um Sistema de Gestão Empresarial.
Desde que utilizado de forma correta, independente do instrumento utilizado o resultado trará benefícios, mas é amplamente aconselhado que o mesmo seja feio através da tecnologia digital, devido a segurança e qualidade dos dados que os mesmos possibilitam dispor. Por isso, o uso do sistema de gestão empresarial é o mais interessante.
Entretanto, ressalva-se que caso a ferramenta não seja alimentada e utilizada de forma adequada, causará efeitos negativos na saúde financeira do negócio, fazendo com que administradores tomem decisões precipitadas e errôneas.
Mas afinal como funciona o fluxo de caixa?
Assim como foi mencionado anteriormente o principal objetivo do fluxo de caixa é registrar todas as entradas e saídas de movimentações financeiras e assim apurar o real saldo financeiro que o a empresa possui, ou possuirá, como veremos a seguir ;).
Para a apuração correta dos resultados existem três tipos de informações que devem ser periodicamente inseridas no controle de fluxo de caixa:
- Pagamentos: Qualquer transação financeira que resulta em retirada de dinheiro do caixa da empresa, podendo ser: despesas, pagamento de duplicadas, pagamento de funcionários, compras e entre outros.
- Recebimentos: Ao contrários dos pagamentos, os recebimentos remetem a qualquer transação financeira que resulta em injeção de capital financeiro no caixa da empresa, podemos citar os recebimentos de contas como exemplo.
- Previsões: Qualquer transação financeira futura que se tenha conhecimento, podendo ser tanto uma entrada quando uma saída.
Desta forma, o fluxo de caixa compostos pelos pagamentos e recebimentos refere-se ao fluxo de caixa realizado. Em contrapartida as previsões fazem parte do fluxo de caixa a realizar.
O fluxo de caixa funciona como uma espécie de histórico, em que cada lançamento deve ser inserido em separado e assim apurado com base no saldo em caixa da transação anterior e a movimentação corrente, o saldo atual.
E quais benefícios eu tenho em usar o fluxo de caixa?
Desde que o fluxo de caixa seja utilizado da forma indicada, torna-se extremamente difícil ter resultados negativos, na grande maioria das vezes retornando resultados positivos para o negócio.
Confira algumas das vantagens que a ferramenta proporciona:
- Analisar o melhor momento para a realização de investimentos financeiros, uma vez que com base nas previsões é possível estimar o estado do caixa em um período futuro.
- Antecipar momentos de baixa retenção financeira no caixa da empresa e assim elaborar estratégias para mudar o cenário.
- Planejar melhores compras e condições de pagamentos, com base na previsão do saldo futuro.
- Através de dados mais precisos, analisar de forma simples se os recursos disponíveis são suficientes para as operações planejadas.
- Deter em mãos uma relação detalhada das movimentações financeiras da empresa e assim obter conhecimento sobre qual atividade está entrando/saindo mais dinheiro.
- Avaliar se a empresa está obtendo os lucros planejadas.
Realmente parece ser uma boa, será que consigo utilizar?
Fique tranquilo, a princípio surgirão dúvidas acerca de como inserir os dados na ferramenta e como entender seu comportamento e tratamento dos dados.
Mas é exatamente para isso que estamos aqui.
Listamos algumas dicas que lhe auxiliarão muito no uso do fluxo de caixa e a gerir melhor suas transações financeiras. Legal né, então vamos lá:
Sempre registre todas as movimentações financeiras
É imprescindível que qualquer movimentação financeira que de alguma forma relacione-se com o caixa da empresa seja registrada no fluxo de caixa, somente assim será possível apurar o saldo de forma precisa, sem que haja discrepância do real valor detido pela empresa.
Categorize seus lançamentos no fluxo de caixa
Tenha cautela quanto a qualidade dos dados inseridos, sendo o mais objetivo possível, de forma que consiga-se entender o que originou aquela movimentação.
Sendo assim, recomenda-se que haja uma categorização dos lançamentos, exemplo: conta de luz, pagamento de salário de funcionários, compra de matéria prima. Então faça o uso correto dos planos de contas para cada lançamento.
Desta forma, o administrador consegue analisar de forma mais rápida e simples quais atividades estão movimentando maior volume de dinheiro e assim elaborar estratégias para reduzir despesas e melhorar a saúde financeira do negócio.
Uma ferramenta que pode auxiliar é o DRE, que lhe informa de forma simples a relação das suas receitas e despesas de forma categorizada.
Temos um artigo sobre o assunto no blog, vale muito a pena dar uma olhada: A importância do DRE na Gestão Financeira
Avalie os dados do fluxo de caixa periodicamente
De nada adianta possuir informações compiladas em mãos se as mesmas não são analisadas.
É importante estabelecer uma cultura de periodicamente analisar os valores demonstrados no fluxo de caixa, para assim avaliar se a empresa está caminhando para o prejuízo ou lucro.
Recomenda-se que as análises sejam realizadas periodicamente, sendo diariamente, semanalmente ou mensalmente, mas é importante não se prender a uma data e horário especifico, sempre que perceber a necessidade consulte seu fluxo de caixa e caso tenha algo que não esteja entendendo não hesite sem consultar seu contador.
Realize planejamentos financeiros
É importante sabermos como utilizar toda a informação que o fluxo de caixa nos apresenta. É de enorme desperdício possuir um fluxo de caixa organizado e atualizado se não utilizarmos isso a nosso favor.
Portanto, é crucial sempre analisar como melhorar a saúde financeira da empresa tendo embasamento no fluxo de caixa, sendo essa uma das possíveis formas de reduzir as despesas desnecessárias atacando a raiz do problema e assim aplicar metas mais realistas.
Avalie seus resultados a curto e longo prazo
Esteja, sempre que possível, avaliando o progresso financeiro do seu negócio analisando o percentual de despesas/receitas. Procure comparar os dados entre períodos e entenda a diferença entre os valores, assim é possível saber se a empresa está progredindo ou regredindo.
Simplifique a exibição dos dados
Para algumas pessoas a forma com que o fluxo de caixa exibe os dados pode ser confusa e pouco atraente. Para resolver esse impasse em algumas situações pode ser necessária a simplificação dos dados exibidos, sendo através de um gráfico ou mesmo um resumo das apurações, possibilitando assim que períodos sejam comparados de forma mais simples.
Utilize as informações para melhor gerir seu estoque
Na grande maioria das empresas uma grande parte do patrimônio encontra-se nos itens que compõem seu estoque, e isso faz com que produtos parados sejam um grande desperdício de capital financeiro.
Muitas vezes isso ocorre devido ao empresário não utilizar corretamente os recursos disponíveis para a aquisição de mercadorias e porventura vir a negociar mal os valores e quantidade.
É importante saber mencionar a quantidade necessária de mercadoria a ser adquirida para compor o estoque, comprando o mínimo necessário possível, de modo que não haja desperdício e não ocorra a falta do mesmo.
Uma excelente ferramenta que pode subsidiar nesse cenário é a Curva ABC.Temos um ótimo artigo para te auxiliar nessa ação: Entenda como vender mais com a Curva ABC
Conte apenas com o dinheiro em caixa
A dívida em excesso é outro grande vilão de qualquer negócio, mas afinal o que leva uma empresa a afogar-se em dívidas?
Uma das prováveis causas é o não conhecimento de quanto realmente se possui em caixa, atualmente e/ou futuramente.
Assim, como foi mencionado, é importante ter informações que mostrem como estará seu caixa futuramente, mas jamais realize compromissos considerando que sua estimativa esteja 100% correta, pois a inadimplência por parte de seus clientes pode mudar um pouco o cenário previsto. Com isso, o mais prudente é considerar ao máximo o que consta no caixa.
Procure utilizar um sistema de gestão para lhe auxiliar
Fazer tudo isso manualmente pode não ser uma boa ideia, além do enorme tempo que demanda ser dedicado para a manutenção dos dados ainda existe uma enorme possibilidade de ocorrer erros durante os cálculos e assim gerar uma grande confusão.
Assim, como citado no início do artigo, existem diversas ferramentas digitais que podem auxiliar, mas nenhuma equipara-se com um Sistema de Gestão Empresarial, em que o mesmo possui recursos específicos para auxiliar na manutenção e apuração do fluxo de caixa sem muito esforço do usuário.
A administração de uma empresa não é uma simples tarefa, ainda mais quando consideramos os dados financeiros que são atualizados diariamente, sendo que nenhuma informação pode passar despercebida.
Sendo assim, qualquer ferramenta que auxilie para uma melhor gestão é muito bem-vinda.
E como falamos hoje, o fluxo de caixa é um ótimo auxílio na apuração das movimentações financeiras que envolvem o caixa da empresa, com sua aplicação possibilita-se que os gestores possuam em mãos informações relevantes e pertinentes ao real status financeiro do negócio e assim poderão obter melhores tomadas de decisão.
Então é isso, espero que tenha gostado do artigo e até a próxima.
