A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento eletrônico amplamente utilizado. Até a data de publicação deste artigo já haviam sido autorizadas mais de 22 bilhões de NF-e.
Devido a algumas situações que podem ocorrer após a emissão da NF-e como: desistência da compra, informações de preço/impostos incorretos, erros cadastrais do destinatário a legislação permite o cancelamento da NF-e.
O cancelamento da NF-e só pode ser solicitado caso não tenha havido a circulação do respectivo produto ou a prestação de serviço.
Na maioria dos estados o cancelamento pode ser realizado em um prazo máximo de 24 horas contados a partir da autorização de uso da NF-e.
Quer saber qual é o prazo máximo de cancelamento em cada estado? Clique aqui
Além do cancelamento normal algumas UF’s permitem o cancelamento fora do prazo.
Falarei todos os detalhes dessa modalidade de cancelamento de NF-e a partir de agora para que você não tenha mais dúvidas na hora de realizar esse procedimento.
O que é Cancelamento de NF-e fora do Prazo ou Extemporâneo?
O cancelamento extemporâneo ou cancelamento fora do prazo é um serviço oferecido pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda) que autoriza o contribuinte a cancelar uma nota fiscal eletrônica quando o prazo de cancelamento previsto em lei já expirou, porém alguns estados não possibilitam este tipo de cancelamento.
Atualmente apenas Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Minas Gerais, Rio de Janeiro, Rio Grande do Sul, Santa Catarina e São Paulo possibilitam o cancelamento fora do prazo.
Como realizar o Cancelamento Extemporâneo?
Cada estado tem os procedimentos legais para realizar o cancelamento extemporâneo, mas de forma geral é necessário que o contribuinte entre em contato com a Secretaria da Fazenda Estadual, requerendo o cancelamento da NF-e, em decorrência de inexistência do fato gerador da operação. O contato pode ser feito por intermédio da contabilidade ou pelo próprio contribuinte.
Após análise do processo, e sendo autorizado o cancelamento pela SEFAZ, será aberto então, um novo prazo para que a empresa possa realizar o cancelamento da nota fiscal eletrônica e assim concluir a etapa do processo de regularização da operação.
Após autorização da SEFAZ para o cancelamento extemporâneo, o usuário poderá realizar o cancelamento da nota fiscal através do seu programa Emissor de Nota Fiscal.
Veja quais são os procedimentos para realizar o cancelamento extemporâneo em:
- Mato Grosso: conheça aqui.
- Mato Grosso do Sul: conheça aqui.
- Minas Gerais: conheça aqui.
- Rio de Janeiro: conheça aqui.
- Rio Grande do Sul: conheça aqui.
- Santa Catarina: conheça aqui.
- São Paulo: conheça aqui
Geralmente esta solicitação à SEFAZ pode gerar algum tipo de custo ou multa ao contribuinte, e o departamento fiscal deverá ficar atento a esta questão.
Cancelamento de NF-e vinculado ao CT-e ou MDF-e
Quando uma NF-e está vinculada a um CT-e ou MDF-e não poderá ser cancelada.
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A legislação diz que só poderá ser cancelada a NF-e desde que não tenha saído do estabelecimento (circulado). O fisco entende que se foi emitido um CT-e ou MDF-e e relacionado a uma NF-e, é porque tudo está correto para circulação dessa mercadoria e que, consequentemente, ocorreu o fato.
Desta forma, para realizar o cancelamento da NF-e vinculada a outro documento primeiramente será necessário fazer o cancelamento de todos os CT-e ou MDF-e que a NF-e está vinculada, ou seja, será necessário entrar em contato com a transportadora e solicitar que ela faça o cancelamento do CT-e ou MDF-e se for o caso.
Por isso é importante certificar que tudo está realmente certo na NF-e antes de contratar uma transportadora para realizar o transporte das mercadorias, visto que após o transporte ser iniciado o cancelamento desta NF-e pode não ser possível.
Não posso cancelar a NF-e, e agora?
Quando o cancelamento da NF-e não é possível existem outras alternativas para anular a operação ou deixar a NF-e correta. Dentre estas alternativas estão:
- Emissão de NF-e complementar, caso precise ser corrigido dados de impostos, quantidade ou preço de mercadorias.
Leia nosso artigo Cancelamento de NF-e ou NF-e Complementar qual a melhor opção? Saiba quando você deve cancelar uma NF-e e quando deve complementar uma NF-e.
- Emissão de NF-e de Devolução, caso a operação precise ser anulada e não seja possível o cancelamento a devolução é a melhor alternativa.
Entenda o que é a devolução de mercadorias lendo nosso artigo Trocas e devoluções: Entenda o que é
- Emissão de Carta de Correção Eletrônica, este recurso é utilizado se deseja corrigir algumas informações da NF-e desde que a correção não esteja relacionada a:
- Valores fiscais que determinam o valor do imposto,
- Correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário ou descrição da mercadoria que altere a alíquota do imposto,
- Data de emissão ou de saída,
- Destaque de Impostos ou quaisquer outros dados que alterem o cálculo ou a operação do imposto.
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O cancelamento fora do prazo existe, mas é realidade em apenas alguns estados. As UF’s que permitem esta modalidade de cancelamento têm os procedimentos específicos que devem ser seguidos pra realizá-lo e o contribuinte deve estar atento.
Apesar de existir esta possiblidade a melhor alternativa é sempre conferir os dados da NF-e antes de fazer a transmissão para não precisar fazer o cancelamento e assim evitar possíveis multas.
Revisado em 28/08/2019, por Clarice Karla - Analista de Suporte da Eagle Tecnologia.
