Deixar a parte fiscal da empresa em dia demanda muito tempo e conhecimento, por isso, é de extrema importância ter o apoio de um contador para orientar o empreendedor.
A contratação de um contador, no entanto não isento o empresário de ter conhecimento sobre a burocracia fiscal.
Mas como assim? Se eu tenho um contador por que preciso entender de legislação?
Calma! Vamos te explicar.
Como sabemos a carga tributária no Brasil é altíssima então a empresa não pode “vacilar” na hora de pagar impostos e com isso aumentar ainda mais o valor a pagar.
Por isso é importante que você empresário saiba sobre a legislação tributária, para conseguir gerir a parte fiscal de sua empresa de forma adequada e garantir que seu negócio não tenha prejuízos nesta área.
Então vamos iniciar a dica de hoje e entender os principais pontos do SPED?
O que é SPED?
O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é uma das obrigações fiscais mensal que as empresas devem realizar. Um documento importantíssimo para apuração dos impostos devidos.
O SPED foi instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, e faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal.
Este sistema representa um avanço na informatização das informações tributárias geradas mensalmente pelas empresas que facilita a relação entre o fisco e os contribuintes.
De modo geral, consiste na modernização do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores.
Ele facilita a fiscalização e execução da legislação tanto por do fisco como por parte do contribuinte, uma vez que as informações ficam centralizadas e são armazenadas digitalmente.
Para garantir a validade jurídica destes documentos eletrônicos, eles são assinados através do certificado digital.
O SPED é categorizado em:
- SPED Contábil,
- SPED Fiscal (SPED ICMS/IPI),
- SPED Contribuições (SPED PIS/COFINS)
- SPED Reinf.
Cada um possui um objetivo diferente.
Hoje você entenderá o que é e como funciona o SPED Fiscal e Contribuições que tem maior impacto sobre o pagamento mensal de impostos empresariais.
O que é o SPED Fiscal?
O SPED Fiscal é um arquivo digital que contém todos os documentos fiscais recebidos ou emitidos pelo contribuinte cujos fiscos federal, estadual e, em breve, municipal, precisam saber.
Essas informações devem são prestadas mensalmente e comtemplam a apuração dos impostos de ICMS e IPI.
O que é o SPED Contribuições?
O SPED Contribuições é um arquivo digital que deve ser utilizado pelas pessoas jurídicas para a escrituração da contribuição relativa ao PIS/PASEP e da COFINS.
Nesta modalidade do SPED o contribuinte pode está obrigado a fazer a apuração no regime não-cumulativo, cumulativo ou em ambos.
A apuração dos impostos devidos é feita com base no conjunto de documentos e operações representativos das receitas auferidas, bem como dos custos, despesas, encargos e aquisições geradores de créditos, isso claro do que é realizado mensalmente.
Quais são as modalidades de apuração?
Normalmente as empresas que tem obrigatoriedade de gerar o SPED enquadram-se no Lucro Presumido ou Lucro Real. Conforme o enquadramento existem diferenças na forma de apuração. E quais são as diferenças iremos esclarecer agora.
Lucro Presumido
No Lucro Presumido as empresas utilizam o chamado regime cumulativo para pagar as duas contribuições (PIS e COFINS). Sendo suas alíquotas de 0,65% e 3,00% respectivamente.
O regime cumulativo refere-se ao pagamento destas contribuições desconsiderando quaisquer despesas que a empresa tenha efetuado. Ou seja, os custos que a empresa tem na aquisição dos produtos ou para efetuar os serviços não são considerados para o cálculo do imposto devido.
Vejamos um exemplo:
- Receita Bruta: R$ 400.000,00
- PIS: R$ 400.000,00 x 0,65% = R$ 2.600,00
- COFINS: R$ 400.000,00 x 3,00% = R$ 12.000,00
Logo uma empresa que utilize o Lucro presumido como regime de apuração dos impostos PIS e COFINS e que conseguiu vender um total de R$ 200.000,00 pagará R$ 2.600,00 de PIS e R$ 12.000,00de COFINS.
Lucro Real
No Lucro Real é utilizado o regime não cumulativo para que as empresas paguem essas duas contribuições. Neste caso, para o cálculo do imposto as alíquotas são praticamente o dobro do Lucro Presumido. Usa-se 1,65% para PIS e 7,60% para COFINS.
Porém, no regime da não cumulatividade existem algumas despesas que podem ser utilizadas para deduzir o valor do imposto referente a estas contribuições, minimizando assim tal aumento. Dentre as despesas que podem ser utilizadas para a dedução estão: insumos de produção/prestação de serviço, aluguéis pagos a pessoa jurídica, depreciação de equipamentos, compras de produtos.
Agora veja o exemplo para compreender como o cálculo é feito nesta situação:
- Receita Bruta: R$ 400.000,00
- Aluguel pago a PJ: R$ 35.000,00
- Compra de produtos: R$ 100.000,00
- Mão de Obra: R$ 30.000,00
Sendo assim o total da receita é R$ 400.000,00 e das despesas é R$ 165.000,00.
Agora vamos apurar os valores das contribuições:
- PIS e COFINS sobre Receita Bruta R$ 400.000,00
- PIS: R$ 400.000,00 x 1,65% = R$ 6.600,00
- COFINS: R$ 400.000,00 x 7,60% = R$ 30.400,00
- Abatimentos sobre Gastos com Crédito: R$ 165.000,00
- PIS: R$ 165.000,00 x 1,65% = R$ 2.722,50
- COFINS: R$ 165.000,00 x 7,60% = R$ 12.540,00
- Saldo a Pagar de PIS e COFINS
- PIS a Pagar: (R$ 6.600,00 – R$ 2.722,50) = R$ 3.877,50
- COFINS a Pagar: (R$ 30.400,00 – R$ 12.540,00) = R$ 17.860,00
Percebe-se que no Lucro Real quando maior for o gasto com as despesas que dão direito ao “crédito de PIS e COFINS”, menor será o valor do imposto pago. Logo só ocorre pagamento de imposto se a empresa obteve lucro no período.
Quais empresas tem a obrigatoriedade de gerar os arquivos?
O SPED Fiscal deve ser gerado por todos os contribuintes do ICMS ou do IPI. Podendo o fisco dispensar esta obrigatoriedade por alguma situação especial da empresa.
O SPED Contribuições deve ser entregue por todas as pessoas jurídicas de direito privado em geral e as que lhes são equiparadas pela legislação do Imposto de Renda, que apuram:
- Contribuição para o PIS/Pasep;
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social – COFINS e;
- Contribuição Previdenciária incidente sobre a Receita.
De forma geral todas as empresas enquadradas no regime normal, seja lucro real ou lucro presumido estão obrigadas a transmitir o SPED Contribuições.
Considera-se a EFD válida para os efeitos fiscais após a confirmação de recebimento do arquivo que a contém. Esta confirmação se dá através do recibo gerado no ato da transmissão para a Receita Federal.
Além de entregar os arquivos digitais eles devem ser guardados por um período de 06 anos.
Quais são os prazos para entrega?
Os prazos de entrega do SPED Fiscal são instituídos por cada Federação. Em Minas Gerais, por exemplo, deve-se entregá-lo até o dia 25 do mês subsequente ao período de apuração, conforme especificado no RICMS/MG, Anexo VII, Parte 1, Art. 54.
Conforme IN RFB 1.252/2012 Art. 7º, o prazo para entrega do SPED Contribuições é até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao que se refira a escrituração. Este prazo é federal, ou seja, único para todo o país.
O prazo e a base legal para os demais estados você pode encontrar no site da e-Auditoria.
Além de consultar a legislação você pode entrar em contato com sua contabilidade para que lhe oriente sobre os prazos e as particulares de cada arquivo EFD.
Em quais situações são dispensadas?
Apenas as sociedades simples, as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas da obrigação de entregar o SPED ICMS/IPI e SPED Contribuições.
As regras de obrigatoriedade não levam em consideração se a sociedade empresária teve ou não movimento no período. Sem movimento não quer dizer sem fato contábil.
Mesmo que não haja saídas no período os arquivos devem ser gerados, validados e transmitidos.
Penalidades
As multas por não entregar ou atrasar a entrega do arquivo da Escrituração Fiscal Digital podem variar entre os estados da federação.
Deixar de enviar os arquivos de SPEDs pode desabilitar a Inscrição Estadual, impendido a transmissão e recebimento de NF-e e outros documentos.
Onde encontrar os validadores?
Os validadores são disponibilizados no site da Receita Federal
O que devo conhecer sobre o SPED para ter uma boa gestão em minha empresa?
Para a implantação do SPED em uma empresa ela precisa estar preparada; ter profissionais capacitados e um apoio em conjunto com a contabilidade. Sendo o contribuinte o responsável por entregar o arquivo digital.
Para o gestor, é essencial entender das tributações e obrigatoriedades a qual a sua empresa está enquadrada.
Algumas dicas:
- Saber em qual modalidade de apuração a sua empresa está cadastrada.
- Entender em quais operações a empresa faz o aproveitamento de crédito.
- Ter um software que atende suas necessidades fiscais.
- Realizar e sempre conferir os cadastros de produtos e clientes de acordo com a modalidade de apuração da sua empresa.
- Acompanhamento do estoque
Se você está abrindo sua empresa, procure orientações de um profissional capacitado para entender as tributações e em qual perfil a sua empresa será enquadrada.
Para você que já tem uma empresa e está pensando em sair do Simples Nacional e iniciar no Regime Normal faça uma análise juntamente com o seu contador, peça orientação, faça um planejamento e esteja atento as mudanças que serão necessárias.
Estes são cuidados básicos para manter a vida fiscal de seu negócio sempre saudável.
