Ainda não temos uma teoria capaz de compreender o tempo em sua forma plena, não sabemos se ele teve um início ou se terá um fim, o que sabemos é que podemos mensurá-lo e com isso gerenciar melhor a nossa vida para que possamos conquistar as coisas mais importantes para nós.
O que é o tempo?
É a duração dos fatos, é o que determina os momentos, os períodos, as épocas, as horas, os dias, as semanas, os séculos etc. Mas hoje nós sabemos que esse conceito vai muito além do que somente marcar esses períodos. Com o volume de informações chegando a todo momento e a velocidade altíssima, o tempo se tornou um recurso e um recurso escasso, e a necessidade de gerenciá-lo é impressindível para mantermos uma vida mais equilibrada e produtiva.
Gestão x Tempo
Gerir algo é você conseguir manter o controle das situações, colher resultados e estimar ações para atingir determinados objetivos, já o tempo é incontrolável, mas pode ser mensurado. Então a ideia não é de fato gerenciar o tempo, mas sim aprender a gerenciar a sua vida mensurando o tempo necessário para cada atividade e com isso atingir seus sonhos, objetivos e metas.
O clichê "Não tenho tempo para isso ou aquilo"
Essa afirmação está presente o tempo todo com agente, mas isso acontece porque não temos de forma definida e consistente em nossa vida os três poderes: sonhar, escolher e agir. Esses três poderes só irão funcionar de fato se você estiver comprometido a encara-los.
Sonhar - "Se você pode sonhar, você pode fazer" esse poder define o lugar onde você quer chegar. E esse é o primeiro ponto para que você tenha disciplina e motivação para continuar com uma mudança.
Escolher - O poder da escolha é priorizar e tomar decisões importantes. Se você não faz suas escolhas a vida faz por você e você acaba virando escravo das circunstâncias e fica na mão do acaso. Como já dizia Walt Disney "Você erra cem por cento dos chutes que não dá" .
Agir - Não andianta nem um pouco sonhar e decidir realizar as mudanças se você não colocar em prática o que propôs pra si mesmo. Sem ação você não faz nada e não chega a lugar nehum tudo fica somente na sua cabeça.
A Tríade do Tempo
A tríade é uma forma de nós priorizarmos o que tem que fazer da forma a adequar e seguir a linha de nossas escolhas.
Sempre temos a sensação que o tempo passa rápido de mais, mas isso é porque gastamos nosso tempo com coisas que as vezes não tem nada a ver com nossos sonhos e escolhas e o tempo voa justamente porque gastamos nosso precioso tempo com as tarefas urgentes e circunstanciais acabando esquecendo das coisas que realmente importa. Assim elas nunca são planejadas, nunca são priorizadas e acabam nunca sendo feitas.
Durante anos de estudo sobre a administração do tempo, os estudiosos identificaram três fatores que definem todo tipo de atividade(Importante, Urgente e Circunstancial), desses três, dois são mais importantes e fazerm maior diferença na gerência do seu tempo.
Antes tratava-se essas atividades em uma matriz onde geralmente a esfera da importância e da urgência era posta simultaneamente, a abordagem mais recente divide essas duas esferas de forma singular o que faz todo sentido e evita confusões.
Importante - é toda atividade que tem um alto valor e que fará um sentido para sua vida, geralmente ela produz um resultado e merece atenção especial. É uma esfera que não exige pressa ela deve ser executada com calma. Essa esfera é o que te colocará na estrada certa da vida trazendo grande satisfação e felicidade.
Urgente - é toda atividade onde o tempo é curto ou se esgotou que surge em cima da hora e sem previsão. Ela deve ser feita logo de imediato. Geralmente essa atividade causa estresse e deixa as pessoas ansiosas e de mal humor. Evite sempre que puder esse tipo de atividade.
Circunstancial - é toda atividade desnecessária que por sua vez não trará resultado algum. É o que você faz por comodidade e não exige nenhum tipo de planejamento, simplesmente você faz quando dá na telha. Nesse tipo de atividade o tempo é gasto de forma inútil e geralmente no final acaba não levando a lugar algum e trazendo frustrações.
Segundo uma pesquisa feita com mais de 15.000 pessoas os brasileiros só dedicam 30% das atividades importantes e as mulheres dedicam mais a atividades importantes e urgentes enquanto os homens estão mais para atividades circunstanciais.
Descubra qual a sua composição
Existe um teste para você fazer e descobrir em qual dessas esferas você se encaixa mais. O teste você pode conferir no link: https://www.triadps.com/TesteTriade/. No final do teste você irá receber uma classificação que abrange as esferas que mais está inserido:
Super Homem - Esse é o tipo de pessoa que se destaca mais respectivamente na esfera da urgência, circunstância e importante. Esse tipo de pessoa é aquela pessoa que quer resolver todos os problemas em cima da hora, vive de apagar incêndios, quer ajudar todo mundo. No final acaba ficando extremamente estressada e cansada e parte logo para as circunstâncias para aliviar o estresse. Geralmente essas pessoas gastam bastante tempo com atividades inúteis como válvula de escape.
Home Simpson - Essas pessoas vivem e aceitam qualquer coisa que surge, não traçam planos para sua vida, há ausência de sonhos e geralmente não sabem o que quer e deixa literalmente a vida levar. Há muita falta de coragem para mudar e é extremamente acomodada.
Equilibrista - Essas pessoas passam a vida toda entre as circunstâncias e urgências o que gera bastante desgaste. Essas pessoas são geralmente muito dedicadas no trabalho e tentam resolver inúmeros problemas sozinhas. Sem hábito de planejamento fazem as coisas de supetão e não gostam de falar não. No final do dia ficam bastante esgotadas e perdem bastante tempo recuperando as energias para fazer algo produtivo.
Tríade Ideal - A tríade ideal é fazer com que as coisas mais importantes sejam prioridades na sua vida e fazer com que as urgentes e circunstanciais não tomem o controle, você deve controlá-las e eliminá-las o máximo que puder. Colocando isso em horas, vamos supor que você tenha 40 horas de trabalho semanal, assim 28 serão dedicadas a coisas importantes, 8 para urgentes e 4 para circunstanciais, sim não tem como escapar das atividades circunstanciais, elas sempre irão aparecer. Mas para isso deve-se utilizar-se de uma metodologia eficaz para se concentrar nas coisas importantes e minimizar o tempo gasto nas urgentes e circunstanciais.
A Metodologia Estrela
Para que a metodologia funcione de forma efetiva, você deve passar por 5 fases e está sempre revisando-as para que alcance o sucesso na administração do seu tempo e consequentemente conquiste as coisas que realmente importam para você.
Fase 1 - Identidade
A primeira fase é a descoberta do seu eu, você deve olhar pra si mesmo e refletir sobre o porque você está aqui. Essa fase é a mais importante simplesmente pelo fato dela ser a base da metodologia para ter uma gestão pessoal eficiente. Quem pula essa fase é 99% de chance de desistir de administrar o tempo e se entregar para as urgências e circunstâncias.
Liste os papéis que você desempenha em sua vida e reserve um momento para refletir sobre eles. Você pode ter diferentes papéis: Eu, marido, irmão, amigo, funcionário, gestor etc... É a reflexão desses papéis que te dará um rumo melhor para seus relacionamentos e fará com que você construa a sua missão de vida.
Fase 2 - Metas
Depois de identificado seu propósito e objetivos, chegou a hora da ação. As metas são como marcos que você impõe no futuro para andar um degrau em direção ao seu objetivo ou sonho. Para que você não se perca em suas metas organize-as em curto, médio e longo prazo e para que elas funcione verifique se elas são respectivamente: pessoais, escritas, possíveis e importantes. Além desses princípios básicos as metas devem ser escritas na forma SMART, para que haja uma maior compreensão da descrição de suas metas.
eSpecífica - O quê?
Mensurável - Quanto?
Alcançável - Como?
Relevante - Por quê?
Temporal - Quando?
Fase 3 - Planejamento
Planejar é um ponto crucial para alcançar sem perda de tempo e sem estresse às suas metas. Sem o planejamento as urgências tomam conta da sua vida levando você a ficar constantemente de mal humor.
O planejamento nada mais é do que você escrever o passo a passo do caminho que será percorrido até a conclusão da meta. E nesse caminho você deve:
- Prever os possíveis problemas: analise seu planejamento e reflita no que pode acontecer de pior e trace rotas alternativas plano B;
- Defina os prazos: sempre coloque uma data de início e fim para que se obrigue a percorrer o caminho sem desvios;
- Defina os recursos: fique de olho no que você irá precisar ou quanto irá gastar para percorrer o caminho, se isso não for feito irá te trazer grandes frustrações ou até desistência da conclusão das metas.
Fase 4 - Organização
Tornar a sua vida organizada trará um ganho enorme de produtividade e fará com que seu planejamento flua sem interrupções. Existe um conceito de organização que se chama Taxonomia e ela pode ser composta por hierarquização de temas ou abordagem por assuntos gerais. É importante implementar esse tipo de taxonomia de forma a padronizar o seu mapa de organização pessoal. Hoje lidamos com 3 níveis de organização que se bem implementados com a taxonomia farão uma grande diferença no seu dia-a-dia. São eles Físico, Lógico e Conhecimento.
Fase 5 - Execução
Essa é a hora de colocar todas as fases anteriores em prática, é hora de fazer o presente acontecer. Geralmente essa fase é um grande desafio pois muitas pessoas realizam muito bem as fases anteriores, mas falta coragem para realmente executar e fazer acontecer. Somente a execução transforma seus sonhos, metas e objetivos na realidade, sem ela tudo ficará somente no papel ou na sua cabeça.
A execução será eficiente somente se você priorizar aquilo que deve ser feito no seu dia, semana, mês. Antes de você sair priorizando alguma tarefa ou compromisso, primeiro você deve revisar as pendências, ver quais tarefas que são importantes, mas que já está na esfera da urgência, geralmente são tarefas que você não concluiu anteriormente. Depois disso faça o cálculo da duração da lista de tarefas do dia. Finalmente faça a priorização.
Para priorizar você pode utilizar-se dos métodos seguintes:
- Priorize atividades mais rápidas e fáceis (até 10 minutos);
- Resolva as urgências imediatamente;
- Execute as difíceis no seu período de maior produtividade;
- Delegue de manhã;
- Agrupe atividades semelhantes.
Colocando essas fases em prática você perceberá diferença em apenas algumas semanas. Notará o quanto o tempo faz sentido para você realizar as coisas mais importantes em sua vida. Apesar de ser simples essa abordagem é necessário que você se dedique e seja disciplinado, pois no final para realizar essa mudança e chegar as conquistas tudo depende exclusivamente de você é uma decisão que vem de dentro para fora.
Sugestão de organização para seguir a metodologia
Antes de estudar a fundo e conhecer um método para gerência do tempo, eu controlava o meu tempo no achômetro, ia testando os meus próprios métodos, mas no final sempre me via em meio as urgências e circunstâncias. Eu não tinha a identidade definida, nem os sonhos, eu estava focado na meta. Por exemplo definia 3 metas para o ano e durante o ano eu olhava para as metas escritas no quadro e ia me organizando para fazer as tarefas as vezes ao dia, as vezes na semana e as vezes no mês. Até deu certo por algum tempo, mas como as coisas mudam muito rápido comecei a ficar desmotivado em algumas metas e sempre entrava na esfera das circunstâncias e nela ficava por um bom tempo.
Com o estudo do método fiz algumas adaptações e passei a utilizar algumas ferramentas de produtividade.
Hoje eu tenho todas as fases bem definidas e utilizo uma ferramenta chamada Trello. Essa ferramenta consiste num conceito de gerenciamento onde você dispõe as atividades em um quadro e vai gerenciando-as de acordo com o fluxo de trabalho. Geralmente uso somente dois cartões dentro do trello, o cartão da Identidade e o cartão dos Sonhos.
Dentro do cartão da identidade eu descrevi todos os papéis mais importantes para mim no momento e descrevi qual o propósito de vida. No cartão sonhos cada coluna está descrito um sonho e cada card está descrito as metas. Dentro de cada card da meta tem o passo-a-passo que eu devo fazer para atingir as metas em formato de check-list.
Com tudo isso descrito no trello, toda semana mais precisamente no sábado, tiro 30 minutos para checar todo o método e planejar as atividades da semana seguinte definindo as prioridades no dia e tempo que será gasto para cada uma. Para isso utilizo o Google Calendar. Ao final do dia sempre reservo de 10 a 15 min para rever o que foi feito e que não deu para ser completado e já revejo todo o planejamento dos próximos dias.
Uma técnica que uso para que o meu cérebro não caia na procrastinação é forçar a fazer aquela tarefa chata por pelo menos 3 minutos, mas contando o tempo no cronômetro. É incrível pois quando passa os três minutos você já se envolveu com a tarefa e acaba realizando-a até o final.
Outras ferramentas que uso para gestão do tempo mais precisamente no quesito organização é o Evernote para coleta de ideias e gestão de conhecimento e o LastPass para gestão de senhas. Essas duas ajudam muito na economia de tempo.
O legal de todas essas ferramentas é que são totalmente online e tem versões para smartphones e tablets possibilitando o uso em qualquer lugar e em qualquer dispositivo bastando apenas ter uma conexão com a internet.
Conclusão
Querer realizar e conquistar metas, objetivos e sonhos é um processo que pode ser doloroso no início porque é forçar o seu cérebro sair da zona de conforto e do comodismo. Ter disciplina e dedicação para fazer algo é para muitas pessoas cansativo e entediante. Mas tudo isso vale a pena quando você consegue visualizar e sentir o resultado do esforço, não há como explicar a sensação sentida ao conseguir realizar um sonho e isso só é possível se você fazer as suas escolhas tomando decisões e depois partir para a ação.
Existe alguns formulários no qual poderá te ajudar a implementar a metodologia estrela e conseguir gerenciar melhor o seu tempo. Você pode baixá-los no link abaixo:
