A única coisa que você realmente consegue administrar é o que você faz e o que pensa – ou seja, onde vai colocar seu foco e energia, definindo PRIORIDADES (definir prioridades é talvez o conceito mais importante da administração do tempo).
Abaixo tem um teste rápido para ajudá-lo a se organizar melhor, baseado em "pecados" ou erros da administração do tempo. A ideia aqui é que você faça um exercício de auto avaliação para descobrir onde pode melhorar.
O mesmo exercício pode ser feito também em grupo – é um assunto excelente para discutir e treinar com a equipe de vendas.
- Tenho tendência a procrastinar (deixar as coisas para depois ao invés de fazer na hora).
- Tenho dificuldades em definir meu foco com clareza (por exemplo, definindo as atividades que trazem mais resultados, que me aproximam mais das minhas metas etc.).
- Não tenho lidado bem com o excesso de informações que recebo (e-mails, mensagens, relatórios, coisas para ler, livros, revistas etc.) e elas têm se acumulado.
- Falta-me disciplina em vários momentos para me organizar e fazer o que precisa ser feito.
- Não consigo dizer "não" quando me pedem para fazer algo.
- Perco muito tempo com ladrões de tempo (Facebook e televisão, por exemplo, ou outras atividades prazerosas, mas que não agregam valor).
- Não uso agenda (de papel ou virtual) para me organizar.
- Não defino tempo específico para cada uma das atividades que vou realizar
- Perco tempo com muitas reuniões ineficientes.
- Esqueço de deixar espaço em branco na agenda para lidar com imprevistos.
- Tenho dificuldade em lidar bem e eliminar as distrações (interrupções, telefonemas, parar de fazer uma coisa na metade para fazer outra etc.).
- Muitas vezes acho que, simplesmente por estar sempre ocupado/a, estou sendo eficiente e realmente produtivo/a.
- Muitas vezes começo meu dia sem uma lista de prioridades/tarefas.
- Tenho ido dormir tarde.
- Ao começar meu dia, não me dedico inicialmente às minhas principais prioridades.
- Acredito que fazer várias coisas ao mesmo tempo aumenta minha produtividade.
- Não faço pausas de 10 a 15 minutos durante o dia para recarregar rapidamente as baterias.
- Muitas vezes esqueço de me hidratar corretamente durante o dia.
- Muitas vezes não consigo me alimentar corretamente durante o dia, incluindo as três principais refeições + dois a três lanches/reforços intermediários.
- Acredito que sou uma pessoa desorganizada.
Pronto! Você já tem um check list rápido para se auto avaliar, ou ajudar alguém da sua equipe a se auto avaliar.
Com base nas respostas, fica fácil escolher uma ou duas coisas para melhorar (não mais do que isso!), lembrando que um novo hábito leva de 21 a 30 dias para se estabelecer e virar parte da sua rotina normal de vida.
Se quer uma dica (para quem ainda não o faz, é excelente): comece a colocar tudo que você precisa fazer num papel, todos os dias, e siga aquele papel. Pensou em alguma coisa que precisa fazer? Coloca no papel. Ao ler sua lista, você saberá exatamente o que precisa fazer em seguida. Sua rotina ficará muito mais fácil, mais produtiva e, o que é melhor: com menos stress.
Estudos mostram que para cada 10 minutos em que você se organiza, ganha até duas horas de produtividade. Essas duas horas a mais por dia você pode passar com a família, ir para a academia, ler um livro, fazer um curso. Essas duas horas a mais por dia podem ser justamente o que você precisa para deslanchar (ou melhorar ainda mais seus resultados).
Fonte: Instituto Venda Mais
