O ingresso de um novo colaborador em uma empresa, é um momento muito especial tanto para ele, quanto para a organização.
É o período em que todos estão ansiosos, e alegres com a nova jornada, curiosos para saber como serão as coisas, como será a recepção da empresa e dos colegas, a convivência, entrosamento com a equipe de trabalho, e o desenvolvimento nas tarefas, dentre outras situações.
É importante surpreender as expectativas deste novo colaborador, a fim de que ele tenha uma experiência incrível, logo em sua entrada, e se sinta acolhido e integrado rapidamente.
Para isso, é fundamental que a equipe que irá fazer essa recepção, seja uma equipe treinada e segura, que tenham todas as informações básicas que a empresa considera primordiais a serem apresentadas nas primeiras conversas.
Desta forma, é fundamental que a empresa tenha um processo bem definido, para evitar falhas de informações, logo na entrada deste novo integrante.
Importância de um processo bem definido
É de suma importância, que a empresa tenha um processo de recepção de novos colaboradores bem definido. Para o colaborador que irá fazer essa recepção, tem como objetivo orientá-lo, norteá-lo, evitando perda de tempo, que fique perdido, dando-lhe maior segurança para trabalhar.
Para o colaborador que está entrando, ele saberá exatamente o que será passado, e o que será esperado dele naquele período.
É imprescindível que na etapa de introdução, sejam apresentadas todas as informações básicas que a empresa considera importante.
A missão, visão, valores, cultura, políticas, regras, a forma de execução do trabalho, de tratamento de cliente, da equipe, horários entre outras.
É através deste processo, que é possível a certificação que todas as informações foram passadas.
É nesse momento que o colaborador irá tirar as dúvidas iniciais que surgiram a partir do momento que foi contatado para receber a notícia de sua contratação, e também as novas dúvidas que surgiram durante a apresentação e a conversa.
Então é importante que tenha todas as essas informações em mãos.
Como encantar seu novo colaborador?
Nova empresa, novos hábitos, nova cultura. Tudo isso causa uma grande ansiedade. Isso é normal. E é o momento que a empresa tem, para integrar seu novo colaborador de forma eficiente e eficaz. Tem um dito popular que diz “a primeira impressão é a que fica.
Sendo assim, é importante que neste momento tudo seja realizado de forma clara, com devido tempo para apresentação e absorção das informações, a fim de que o colaborador tenha o conhecimento sistêmico da empresa.
À medida que tudo fica explícito para o colaborador automaticamente ele se sente mais seguro e sua adaptação a esse ambiente se torna mais fácil, deixando-o com uma boa impressão logo de início.
Irei citar abaixo, alguns tópicos fundamentais a serem passados ao novo colaborador, que causarão uma boa impressão, e uma clareza quanto a empresa, segurança e confiança em sua casa.
Apresentação Institucional
Com este nome bem intuitivo, já podemos imaginar o que vem por aí.
Quando ouvimos falar em Apresentação Institucional já ficamos com aquela certeza: “Irei ter agora a apresentação da empresa, vou confirmar com o que realmente ela trabalha, se é exatamente com o que imaginei, ou terei mais surpresas”.
E sim, é nesta apresentação que iremos sanar estas dúvidas!
Apresentação Institucional tem como objetivo, apresentar a organização no geral.
Nela, daremos as boas-vindas ao colaborador. Apresentaremos a história da empresa, quando ela surgiu, (podemos mostrar uma linha do tempo, com marcos importantes para nós), qual a sua proposta no mercado, seu público, os produtos que são trabalhados, locais de atuação, e apresentamos também os setores que temos na organização.
Aqui deixamos claro, qual a missão, visão, valores e cultura da empresa.
Dica: Caso a empresa tenha um Planejamento Estratégico organizado, e a empresa sentir-se bem em falar neste momento, pode-se informar suas metas se estas informações estiverem neste planejamento.
Guia de Sobrevivência
Aqui, mostramos ao colaborador, como “sobreviver” na empresa.
Isso nada mais é, do que apresentar o que ele precisa fazer, as ferramentas que irá utilizar na empresa para execução das tarefas diárias.
Podemos apresentar também, como o colaborador poderá crescer na organização, os benefícios que a empresa proporciona aos colaboradores (cartão alimentação, convênios com farmácias, planos de saúde entre outros), e também deixar claro já aqui, o que é esperado do novo integrante.
OBS: Benefício não é uma obrigação da empresa, mas é algo que agrega muito valor a empresa e reconhecimento de novos e antigos colaboradores.
Plano de Carreira
O Plano de Carreira, é outro item também que enche os olhos de todo colaborador. Caso seja possível ao seu tipo de empresa, é importante que ela tenha um plano de carreira, para motivar o colaborador.
Ele é o documento que informa quais as formas que o colaborador tem de crescer na empresa.
Não tem nada mais instigante e motivador, do que saber qual o caminho seguir para chegar no maior nível da empresa, mesmo que isso não seja sua principal intenção no momento.
Porém, este Plano de Carreira, precisa ser claro, simples e objetivo, para que ele não cause o efeito ao contrário, gerando desmotivação ou mesmo acomodação.
Então elabore um plano de carreira tentador e apresente ao seu novo colaborador no início, isso o deixará com bastante gás em seu dia a dia.
Políticas e Regras
Esse é o tópico primordial para o ingresso de um novo colaborador.
A empresa precisa de pessoas que saibam das regras da empresa e trabalhem junto a elas.
Regras precisam ser respeitadas e seguidas. Assim apresente-as e certifique que este novo colaborador entendeu e está de acordo, ou que pelo menos está disposto a segui-las.
Cargos e Atribuições
Importantíssimo este tópico, onde falamos do Cargo e Atribuições do novo colaborador.
É fundamental que ele entre na empresa, com o cargo definido e sejam apresentadas as atribuições deste cargo.
Atribuições são as responsabilidades básicas, que o cargo exige do colaborador, ou seja, ele precisará executar, desenvolver e entregar em seu dia a dia, a fim de colaborar efetivamente para o alcance da missão da empresa.
Isso não significa que ele não precisará e nem deverá fazer algumas outras coisinhas que lhe são pedidas, que estejam fora de suas atribuições.
O conhecimento das atribuições do cargo, esclarece e facilita a execução das tarefas e promove uma sinergia no trabalho em equipe, evita stress, sobre carga, desperdício de tempo, gerando trabalho com eficiência e qualidade.
Dica: Seja empático, ajude seu colega, mesmo que não seja sua atribuição, isso fará bem para você!
Kit de Trabalho e Mimos
O kit de trabalho é algo fundamental também para a execução das tarefas diárias.
É com ele que o colaborador irá desenvolver suas atividades de forma fluente e tranquila, sem preocupações em não ter algum material e precisar improvisar para executar seu trabalho.
Desta forma é importante que o colaborador o receba no primeiro dia de trabalho, e que sejam itens de qualidade, e em bom estado de conservação.
Podemos também oferecer mimos ao colaborador. Mimos são sinais de cuidado, carinho e atenção com ele, o que o faz sentir-se importante e lembrado.
Mimos sempre os deixa mais felizes, por mais simples que sejam, os tocam de alguma forma. Então se atente aos detalhes!
Treinamento eficiente
Treinamento é fundamental para qualquer tipo de tarefa, seja ela de venda, atendimento, desenvolvimento, análise.
Invista em bons treinamentos, treinamentos completos, e também em pessoas qualificadas e motivadas para passa-los.
Dedique tempo , qualidade, disposição, atenção e interesse em treinamento de novos colaboradores. Pessoas executam atividades com qualidade, apenas quando tem confiança e se sentem seguras para isso.
Então aplique treinamentos realmente eficientes, dê atividades para fixação, exemplos de simulações, cases, e jamais deixe de certificar que ele realmente entendeu o que foi passado ou o que executou.
Dê sempre momentos para que ele tire toda e qualquer dúvida, quantas vezes for preciso.
O novo colaborador se sentirá muito mais seguro e a vontade para pegar algum caso real, caso já tenham passado por ele em um treinamento.
Então, vimos aqui as formas de executar uma recepção perfeita de um novo colaborador.
Situações que precisamos ficar atentos no momento de integração de uma nova pessoa. Devemos evitar falhas neste início, para que não tenhamos dificuldades com o colaborador no meio do processo, ou seja, após sua entrada.
Com todos esses cuidados e informações passadas, estaremos cientes que o colaborador ingressou da melhor forma possível, exatamente da maneira que a empresa necessita para sua evolução organizacional e evolução da equipe profissional.
