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Em se tratando de controle financeiro, muitos colaboradores e gestores focam nos dados internos e acabam esquecendo de conferir com frequência se as movimentações registradas estão de acordo com a movimentação real. Isso não é uma atitude vantajosa para a empresa, então é por isso que vamos falar de conciliação bancária!

Sabe aquele cheque que você recebeu em sua empresa? Pois é, ele foi devolvido. E o pior é que você só ficou sabendo uma semana depois, quando foi tentar pagar seu fornecedor. Mas espera, nós poderíamos ter evitado isso com uma boa dose diária de Conciliação Bancária!

Conciliação bancária é a simples conferência das contas bancárias com o controle financeiro interno, ou seja, você só tem que comparar o seu extrato no banco com o saldo da sua conta de controle interno. Assim podemos conhecer o capital disponível para as necessidades da organização evitando surpresas.

Mas calma, pois apesar de ser algo bem simples, não deve ser negligenciado.

“Tá, mas como eu faço isso do jeito certo?”

Bom, vamos lá!

Monitore seu fluxo de caixa

Registre diariamente entradas e saídas em suas respectivas contas no momento em que acontecerem. Essas movimentações são, por exemplo, tarifas bancárias, pagamentos de fornecedores, salários, recebimentos de clientes. Entenda que, nesse caso, estamos falando de informações internas, que podem ser registradas, por exemplo, em seu software de gestão.

Compare e analise os dados obtidos internamente com seu extrato bancário

Confira valores e datas e analise lançamentos em duplicidade, não realizados ou divergentes (tanto pelo banco, no extrato, quando pelo controle interno). Confira se multas, juros e descontos são devidos.

Saiba que em algumas instituições financeiras há um tempo de compensação dos depósitos, o que pode gerar diferenças entre o que está registrado na sua empresa e o extrato bancário. Também é comum que existam cheques não compensados e depósitos bloqueados. Sem falar nos depósitos não identificados. Eles podem ser vendas não registradas, erros de transferência e até antecipação de clientes. É importante se preocupar com eles, pois depósitos não identificados são como receitas, tendo todos os tributos que incidem sobre vendas. Identifique-os o quanto antes e para minimizar essa situação sempre peça aos clientes para enviarem comprovantes de depósitos.

Sobre as tarifas bancárias, também é comum ocorrer algum tipo de divergência entre o que foi negociado com o banco e o que foi efetivamente debitado.

Realize a correção das divergências

Se houver algum erro interno, devem ser realizados os lançamentos complementares, estornos ou reclassificações imediatamente. Se o problema for da instituição financeira, deve ser feita a solicitação da compensação dos valores cobrados indevidamente.

Não se esqueça desses bons hábitos

Guarde documentos contábeis que possam comprovar o recebimento ou pagamento de uma conta, até porque, no final de cada mês é preciso enviá-los para a contabilidade.

Para evitar erros ou fraudes no processo, é interessante que a conciliação seja realizada por uma pessoa diferente daquela que faz os depósitos e emissão de extratos.

Ainda, um bom processo de conciliação deve ser diário, feito de preferência pela manhã para realizar, caso seja possível, os pagamentos diários.

Mas o primordial é criar uma cultura que mantenha esta atividade viva na empresa. De nada adianta fazer conciliação bancária todos os dias durante uma semana e voltar a fazê-la depois de um mês, ou conciliar todos os movimentos do mês em apenas um dia, correndo o risco de ficar mal feito.

Conclusão

Vimos que uma das melhores formas de evitar quaisquer surpresas nas finanças e na contabilidade da sua empresa é através da conciliação bancária.

Os benefícios de uma boa conciliação bancária só são alcançados quando esta atividade é diária, feita com atenção e análise criteriosa dos resultados.

Então, seja metódico ao realizar essa tarefa, pois a conciliação bancária além de controlar valores disponíveis, ajuda a evitar fraudes e erros e entender a própria movimentação financeira, ajudando a tomar decisões mais assertivas.

É como eu sempre digo: Conciliação bancária sim, pois conferir nunca é demais!

Referência

Em se tratando de controle financeiro, muitos colaboradores e gestores focam nos dados internos e acabam esquecendo de conferir com frequência se as movimentações registradas estão de acordo com a movimentação real. Isso não é uma atitude vantajosa para a empresa, então é por isso que vamos falar de conciliação bancária!

Sabe aquele cheque que você recebeu em sua empresa? Pois é, ele foi devolvido. E o pior é que você só ficou sabendo uma semana depois, quando foi tentar pagar seu fornecedor. Mas espera, nós poderíamos ter evitado isso com uma boa dose diária de Conciliação Bancária!

Conciliação bancária é a simples conferência das contas bancárias com o controle financeiro interno, ou seja, você só tem que comparar o seu extrato no banco com o saldo da sua conta de controle interno. Assim podemos conhecer o capital disponível para as necessidades da organização evitando surpresas.

Mas calma, pois apesar de ser algo bem simples, não deve ser negligenciado.

“Tá, mas como eu faço isso do jeito certo?”

Bom, vamos lá!

Monitore seu fluxo de caixa

Registre diariamente entradas e saídas em suas respectivas contas no momento em que acontecerem. Essas movimentações são, por exemplo, tarifas bancárias, pagamentos de fornecedores, salários, recebimentos de clientes. Entenda que, nesse caso, estamos falando de informações internas, que podem ser registradas, por exemplo, em seu software de gestão.

Compare e analise os dados obtidos internamente com seu extrato bancário

Confira valores e datas e analise lançamentos em duplicidade, não realizados ou divergentes (tanto pelo banco, no extrato, quando pelo controle interno). Confira se multas, juros e descontos são devidos.

Saiba que em algumas instituições financeiras há um tempo de compensação dos depósitos, o que pode gerar diferenças entre o que está registrado na sua empresa e o extrato bancário. Também é comum que existam cheques não compensados e depósitos bloqueados. Sem falar nos depósitos não identificados. Eles podem ser vendas não registradas, erros de transferência e até antecipação de clientes. É importante se preocupar com eles, pois depósitos não identificados são como receitas, tendo todos os tributos que incidem sobre vendas. Identifique-os o quanto antes e para minimizar essa situação sempre peça aos clientes para enviarem comprovantes de depósitos.

Sobre as tarifas bancárias, também é comum ocorrer algum tipo de divergência entre o que foi negociado com o banco e o que foi efetivamente debitado.

Realize a correção das divergências

Se houver algum erro interno, devem ser realizados os lançamentos complementares, estornos ou reclassificações imediatamente. Se o problema for da instituição financeira, deve ser feita a solicitação da compensação dos valores cobrados indevidamente.

Não se esqueça desses bons hábitos

Guarde documentos contábeis que possam comprovar o recebimento ou pagamento de uma conta, até porque, no final de cada mês é preciso enviá-los para a contabilidade.

Para evitar erros ou fraudes no processo, é interessante que a conciliação seja realizada por uma pessoa diferente daquela que faz os depósitos e emissão de extratos.

Ainda, um bom processo de conciliação deve ser diário, feito de preferência pela manhã para realizar, caso seja possível, os pagamentos diários.

Mas o primordial é criar uma cultura que mantenha esta atividade viva na empresa. De nada adianta fazer conciliação bancária todos os dias durante uma semana e voltar a fazê-la depois de um mês, ou conciliar todos os movimentos do mês em apenas um dia, correndo o risco de ficar mal feito.

Conclusão

Vimos que uma das melhores formas de evitar quaisquer surpresas nas finanças e na contabilidade da sua empresa é através da conciliação bancária.

Os benefícios de uma boa conciliação bancária só são alcançados quando esta atividade é diária, feita com atenção e análise criteriosa dos resultados.

Então, seja metódico ao realizar essa tarefa, pois a conciliação bancária além de controlar valores disponíveis, ajuda a evitar fraudes e erros e entender a própria movimentação financeira, ajudando a tomar decisões mais assertivas.

É como eu sempre digo: Conciliação bancária sim, pois conferir nunca é demais!

Referência